Tschechische Buchhaltung und Lohnabrechnung in Odoo 18 Community - die Module, die wir selbst bauen mussten

Odoo 18 Community ist ein leistungsfähiges ERP - genau bis zu dem Moment, in dem Ihre Buchhaltung eine Bilanz im gesetzlichen Gliederungsschema verlangt. Buchhaltungsberichte, Anlagenverwaltung und Lohnabrechnung sind Enterprise-only-Module. Für ein tschechisches Unternehmen ist das keine kleine Lücke - es ist der Unterschied zwischen einem System, aus dem man Steuern erklären kann, und einem, aus dem man es nicht kann.

Die tschechischen Teile haben wir deshalb selbst gebaut, als Module für die Community-Edition, und wir führen Cybermindnets eigene Bücher damit. Keine Demo, kein Proof of Concept: unsere USt-Erklärungen, unsere Lohnabrechnungen, unser Jahresabschluss.

Was Odoo 18 CE nicht mitbringt

Drei Standardmodule sind in Version 18 Enterprise-only: account_reports, account_asset und hr_payroll. Alles Folgende ersetzt diese Funktionen und hängt nur an Standard-Community-Modulen plus der community-getragenen tschechischen Lokalisierung l10n_cz, die den Kontenplan liefert.

USt: vom Buchungssatz bis zum Steuerportal

Das Kernmodul deckt die gesamte tschechische USt-Agenda ab und erzeugt die zwei XML-Dateien, die das Finanzamt erwartet:

• DPHDP3 - die USt-Erklärung, Zeilen R1 bis R65.
• DPHKH1 - die Kontrollmeldung, Abschnitte A.2, A.4, A.5, B.1, B.2, B.3 und C, mit Prüfsummen.

Beide werden für den Upload ins Portal MOJE daně erzeugt und beide unterstützen reguläre, korrigierende und ergänzende Meldungen. Die Datensätze werden nach dem Datum der steuerbaren Leistung ausgewählt, mit dem Belegdatum als Rückfallebene, und über die Muttergesellschaft und alle Niederlassungen konsolidiert - eine Steuernummer, eine Meldung.

Eine USt-Periode zu schließen ist ein Buchhaltungsvorgang, nicht bloß ein Datei-Download. Der Wizard bucht den Abschlusssatz, der die 343er-Konten ausgleicht und den Saldo als Forderung an das oder Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt ausweist. Das erzeugte XML wird der geschlossenen Periode als Nachweis angehängt, und jede Periode trägt einen Status - Entwurf, gebucht, übermittelt - damit ein Prüfer sieht, was wann gemeldet wurde.

Gesetzliche Abschlüsse und der Rest der Buchhaltung

• Jahresabschlüsse - Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung in der von Vyhláška č. 500/2002 Sb. geforderten Struktur, dazu eine Summen- und Saldenliste, exportierbar als PDF oder XLSX, optional über Niederlassungen konsolidiert.
• Geschäftsjahre, Periodensperren und der Jahresabschluss, einschließlich Ergebnisverwendung.
• Bankbewegungen und Zahlungszuordnung, mit tschechischen Zahlungssymbolen auf Rechnungen und einer Fio-Banka-Synchronisation für den automatischen Kontoauszugsimport.
• Steuerliche Abschreibung nach § 30 bis § 32 des Einkommensteuergesetzes - linear, degressiv und außerordentlich - aufgebaut auf dem OCA-Modul zur Anlagenverwaltung statt auf einer privaten Neuimplementierung.
• Internes Clearing über 395er-Konten, was eine Struktur mit mehreren Niederlassungen aufgehen lässt, ohne Rechnungen zwischen eigenen Standorten zu erfinden.
• Darlehen und wiederkehrende Verträge - Tilgung, Zinsen, Rückzahlungspläne sowie Leasing- oder Abonnementverträge, die ihre Rechnungen aus dem Plan erzeugen.

Lohnabrechnung, die weiß, dass sich tschechisches Recht jedes Jahr ändert

Das Lohnmodul setzt die drei Beschäftigungsformen um - HPP, DPP und DPČ - mit den korrekten Sätzen für Sozial- und Krankenversicherung, der progressiven Einkommensteuer von 15 und 23 %, den gesetzlichen Schwellenwerten für Vereinbarungen und dem Steuerpflichtigen-Freibetrag nach § 35ba, angewandt nur dort, wo der Mitarbeiter die Erklärung unterschrieben hat.

Eine Entwurfsentscheidung wiegt schwerer als die ganze Funktionsliste. Die Sätze sind im Code nach Jahr verzweigt, nicht überschrieben, wenn sich das Gesetz ändert. Eine heute neu berechnete Lohnabrechnung für 2024 verwendet noch die Sätze von 2024. Eine Lohnabrechnung, in der „wir haben den Prozentsatz aktualisiert“ stillschweigend Historie umschreibt, ist eine Lohnabrechnung, die Sie in einer Prüfung nicht verteidigen können.

Amtliche Formulare werden gefüllt, indem die echten MFČR-Vorlagen überlagert werden - die PDFs des Ministeriums selbst, an exakten Koordinaten befüllt - statt sie als HTML-Nachbauten neu zu errichten. Ein Formular, das dem amtlichen nur ähnelt, ist ein Formular, das ein Beamter ablehnen kann.

Was noch nicht drin ist

Lücken konkret zu benennen ist günstiger, als von ihnen erwischt zu werden:

• Monatliche Meldungen an Sozial- und Krankenversicherung werden nicht erzeugt. Sie erfordern gesetzliche XML-Formate, die wir nicht umgesetzt haben.
• Der Jahresausgleich (roční zúčtování) wird nicht unterstützt - Mitarbeiter geben ihre Erklärung selbst ab.
• Die Höchstbemessungsgrundlage der Sozialversicherung wird nicht mitgeführt, weil sie eine Kumulation über die Lohnabrechnungen seit Jahresbeginn braucht.
• Die Übermittlung an das Steuerportal ist manuell. Das System erzeugt das XML und erfasst die Übermittlungsreferenz; eine Anbindung der Datenschränke ist geplant, nicht geliefert.

Warum das überhaupt existiert

Wir hatten nicht vor, ein Buchhaltungssystem zu schreiben. Wir brauchten eines, der Enterprise-Weg bedeutete, pro Benutzer für Funktionen zu zahlen, die in unserer Rechtsordnung gesetzlich vorgeschrieben sind, und die Module funktionierten weiter, also wuchsen sie.

Für alle, die sie in Betracht ziehen, hat das eine praktische Folge: der erste Anwender jedes einzelnen dieser Module ist unsere eigene Buchhaltungsabteilung. Ein Fehler im USt-Export ist unser Meldeproblem, bevor er Ihres ist. Das ist eine stärkere Garantie als jede Roadmap.

Für wen das ist

• Tschechische Unternehmen auf Odoo Community, die genau in dem Moment gegen die Enterprise-Wand laufen, in dem die Buchhaltung dazukommt.
• Unternehmen mit Niederlassungsstruktur, die konsolidierte Abschlüsse und internes Clearing brauchen, ohne ein eigenes Rechnungswesen pro Standort.
• Alle, die von einem geschlossenen tschechischen Buchhaltungspaket migrieren und wollen, dass das Datenmodell prüfbar bleibt.

Kein Lock-in

Die Module laufen auf Standard-Odoo 18 Community. Wenn Sie gehen, nehmen Sie die Datenbank, die Konfiguration und den Quellcode der eigenen Module mit - es gibt keine Runtime-Lizenz zum Abschalten. Odoo selbst ist Open Source; die tschechischen Erweiterungen sind unsere, und Kunden, die sie betreiben, bekommen sie.

Wie Sie anfangen

Sagen Sie uns, was Sie heute betreiben, wie viele Personen die Bücher berühren und ob Sie Niederlassungen haben. Wir kommen mit einem Migrationsplan zurück, einer ehrlichen Liste dessen, was noch nicht umgesetzt ist, und einem Angebot.

Schreiben Sie an info@cybermindnet.eu oder nutzen Sie das Kontaktformular.